Gestión inteligente de contratos con IA
Respuesta corta
La gestión inteligente de contratos centraliza la creación, revisión, aprobación, firma, cumplimiento, adendas, renovaciones y cierre de cada contrato. Esolbay conecta el contrato con la adjudicación, el proveedor, las órdenes de compra y los sistemas de la empresa, y utiliza IA para identificar cláusulas, obligaciones, fechas y riesgos, manteniendo siempre revisión y control humano.
El problema con la gestión contractual actual
En muchas organizaciones, los contratos se encuentran dispersos entre carpetas, correos, archivos Word, PDFs y sistemas diferentes. La creación y revisión dependen de tareas manuales, los vencimientos se controlan en planillas y las obligaciones contractuales se detectan tarde. Esto genera riesgo, pérdida de tiempo y poca visibilidad sobre compromisos, renovaciones y condiciones negociadas.
- Contratos distribuidos entre correos, carpetas y repositorios aislados.
- Plantillas y cláusulas sin control de versiones.
- Revisiones y aprobaciones difíciles de seguir.
- Vencimientos controlados manualmente.
- Renovaciones automáticas detectadas tarde.
- Obligaciones sin responsables ni alertas.
- Adendas desconectadas del contrato original.
- Órdenes de compra sin relación contractual consolidada.
- Dificultad para conocer el riesgo total de la cartera.
- Contratos externos sin información estructurada.
- Auditorías que exigen reconstruir manualmente decisiones y documentos.
Cómo lo resuelve Esolbay
Esolbay centraliza la cartera contractual y acompaña todo el ciclo de vida del contrato. Permite crear contratos desde una adjudicación o de manera independiente, incorporar contratos externos, colaborar sobre versiones, aprobar, firmar, controlar obligaciones y anticipar vencimientos con trazabilidad completa.
- 1
Centralizá y estructurá
Creá contratos desde adjudicaciones o de forma independiente. Incorporá contratos externos y estructurá proveedores, fechas, importes, monedas, cláusulas y obligaciones.
- 2
Redactá, revisá y negociá
Utilizá plantillas y bibliotecas de cláusulas versionadas, autoría documental, comparación de versiones, comentarios y redlining colaborativo.
- 3
Aprobá y firmá
Configurá responsables y circuitos de aprobación, y enviá documentos a firma electrónica manteniendo el estado y la evidencia dentro de Esolbay.
- 4
Cumplí, renová y auditá
Gestioná obligaciones, hitos, adendas, renovaciones, rescisión y cierre con alertas, responsables e historial auditable.
Ciclo contractual completo
Desde el origen del contrato hasta su cierre y auditoría, cada etapa queda conectada, con responsables, estados y evidencia.
- 1Adjudicación o alta independienteOrigen alternativoIncorporación de contrato externo
- 2Selección de plantilla
- 3Autoría y cláusulas
- 4Revisión y redlining
- 5Aprobaciones
- 6Firma
- 7Contrato vigente
- 8Obligaciones e hitos
- 9Órdenes de compra vinculadas
- 10Adendas
- 11Renovación
- 12Rescisión o cierre
- 13Auditoría e historial
Impacto en números
Visualizá el estado de la cartera, los vencimientos próximos, el cumplimiento de obligaciones, los riesgos detectados y las acciones pendientes.
Cartera por estado
Distribución de contratos según su etapa actual
- Vigentes 58%
- En elaboración 9%
- En revisión o aprobación 11%
- Firma pendiente 6%
- Por vencer 8%
- Cerrados 8%
Vencimientos próximos
Cantidad de contratos por ventana de vencimiento
- Próximos 30 días4 contratos
- Entre 31 y 60 días3 contratos
- Entre 61 y 90 días5 contratos
- Más de 90 días21 contratos
12 contratos requieren seguimiento en los próximos 90 días
Obligaciones
Estado de cumplimiento de las obligaciones contractuales
- Cumplidas 82%
- Próximas 13%
- Vencidas 5%
Riesgo contractual
Contratos según el nivel de riesgo identificado
- Alto7 contratos
- Medio19 contratos
- Bajo74 contratos
Cobertura de trazabilidad
Eventos del ciclo contractual con registro auditable
- Versiones documentales100%
- Aprobaciones registradas100%
- Firmas y evidencias vinculadas98%
- Adendas relacionadas con su contrato100%
- Eventos del ciclo contractual auditables99%
Los valores mostrados son ilustrativos. El impacto real depende del volumen, alcance, procesos e integración de cada organización.
Capacidades
Todo lo necesario para gestionar el ciclo contractual completo dentro de Esolbay.
- Dashboard contractual
- Repositorio empresarial
- Contratos desde adjudicación
- Contratos independientes
- Incorporación de contratos externos
- Plantillas de contratos
- Plantillas de adendas
- Biblioteca de cláusulas
- Versionado documental
- Editor documental enriquecido
- Redlining
- Negociación
- Aprobaciones configurables
- Firma electrónica
- Obligaciones
- Hitos
- Alertas
- Vencimientos
- Adendas
- Renovación
- Rescisión
- Cierre contractual
- Comunicaciones
- Exportación DOCX
- Exportación PDF
- Auditoría
- Analítica de cartera
- Copiloto contractual
- Integración con ERP
- Integración con sistemas empresariales
La IA asiste el análisis y prioriza acciones. Las decisiones contractuales permanecen bajo control de los usuarios autorizados.
Conectado con tu ecosistema
Esolbay puede operar de forma stand alone o integrarse con los sistemas actuales de la empresa. Los contratos pueden originarse en una adjudicación, incorporarse desde repositorios existentes o sincronizarse con el ERP mediante APIs, archivos o conectores.
Contratos Inteligentes
Esolbay
- Proveedores
- Razones sociales
- Usuarios
- Roles
- Categorías
- Adjudicaciones
- Órdenes de compra
- ERP
- Firma electrónica
- Comunicaciones
- Repositorios documentales
Beneficios
Una única fuente de verdad
Contratos, versiones, cláusulas, adendas, obligaciones y comunicaciones en un repositorio central.
Menor riesgo contractual
Identificación temprana de cláusulas sensibles, obligaciones vencidas y renovaciones que requieren acción.
Ciclos más ágiles
Autoría, revisión, aprobación y firma coordinadas dentro del mismo flujo.
Renovaciones bajo control
Alertas configurables antes de vencimientos, renovaciones automáticas y fechas críticas.
Trazabilidad completa
Historial auditable de versiones, cambios, aprobaciones, firmas, adendas y decisiones.
Conexión con procurement
Cada contrato puede relacionarse con su adjudicación, proveedor, categoría y órdenes de compra.
Gestión multiorganización
Gobierno por organización, razón social, roles y permisos de usuario.
IA con control humano
Análisis, extracción y priorización asistidos por IA, manteniendo las decisiones bajo responsabilidad de usuarios autorizados.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo crear un contrato sin realizar antes un proceso de compras?
- Sí. Esolbay permite generar contratos desde una adjudicación o crear contratos independientes cuando no existe un proceso de compras previo.
- ¿Puedo incorporar contratos existentes?
- Sí. Los contratos externos pueden incorporarse al repositorio para estructurar sus datos, identificar fechas, cláusulas y obligaciones, y mantener su seguimiento futuro.
- ¿Un contrato puede vincularse con varias órdenes de compra?
- Sí. Un contrato puede centralizar múltiples órdenes de compra emitidas durante su vigencia, manteniendo una vista consolidada de su ejecución.
- ¿Cómo se gestionan las adendas?
- Cada adenda permanece vinculada al contrato original, conserva su propio ciclo de revisión y aprobación y deja registro de los cambios introducidos.
- ¿Puedo controlar vencimientos y renovaciones automáticas?
- Sí. Esolbay permite configurar alertas para vencimientos, renovaciones, obligaciones e hitos contractuales.
- ¿La IA toma decisiones legales automáticamente?
- No. La IA estructura información, identifica riesgos, compara versiones y prioriza acciones. Las decisiones legales y contractuales permanecen bajo control humano.
- ¿Se pueden definir circuitos de aprobación?
- Sí. Los responsables y aprobaciones pueden configurarse según organización, razón social, tipo de contrato, monto, riesgo y políticas internas.
- ¿Se integra con firma electrónica?
- Sí. El módulo contempla la integración con servicios de firma electrónica y conserva el estado y la evidencia del proceso.
- ¿Puedo exportar los documentos?
- Sí. Los contratos, cláusulas y adendas pueden exportarse a formatos editables y PDF según los permisos del usuario.
- ¿Esolbay reemplaza mi ERP?
- No. Esolbay agrega gestión contractual, inteligencia y trazabilidad sobre los sistemas existentes y puede integrarse con el ERP sin reemplazarlo.
Agendá una demo o un diagnóstico de gestión contractual
Identificamos dónde se pierde tiempo, control y trazabilidad en la creación, revisión, firma, seguimiento y renovación de contratos, y te mostramos cómo Esolbay puede integrarlo con tu operación actual.